Office manager

Pixalione c’est :

Créée il y a 17 ans, Pixalione est un des leaders du marketing digital spécialisée dans le SEO, le Paid Media et la Data Analytics.

Notre particularité est d’allier expertise humaine (+100 experts) et puissance algorithmique de notre solution logicielle développée en interne par notre équipe de chercheurs (MONETORINGTM).

Nos consultants évoluent dans un environnement stimulant : des projets et clients d’envergure avec de nombreux challenges au quotidien, à travers plusieurs agences en France : Paris, Lille, Lyon, Toulouse, Bordeaux et une agence à Amsterdam.

Nous recherchons notre Office Manager groupe en CDI, localisé à Paris XV.

MISSIONS
Rattaché au responsable RH, voici vos missions :

Vous serez responsable du confort des salariés au bureau et êtes force de proposition pour améliorer le bien-être des collaborateurs et améliorer leur environnement de travail :

• Vous préparez les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs
• Vous organisez les bureaux, la salle de réunion, la cuisine et êtes garante de la propreté
• Vous organisez et supervisez les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail au sein de l’entreprise
• Vous gérez le parc informatique et assurez le lien avec le prestataire en cas de problématique
• Vous organisez les événements internes/animations : teambuilding, séminaires, soirées d’entreprise, afterworks, tournois en tout genre, séances de sport… et assurez la communication à ce sujet
• Vous êtes notre référence en matière de décoration et d’entretien des locaux

Vous assurez la gestion des locaux et le bon fonctionnement au quotidien et êtes force de proposition pour la mise en place de process / outils en lien avec votre fonction, destinés à structurer ou maintenir un excellent niveau d’organisation :

• Vous gérez l’accueil physique et téléphonique (visiteurs, candidats, prestataires, clients, nouveaux embauchés…)
• Vous traitez le courrier : ouverture et distribution du courrier entrant, rédaction des courriers de réponse, classement ;
• Vous pilotez et êtes l’interlocuteur privilégié de nos prestataires externes : ménage, chauffage, téléphonie, fournitures, travaux, maintenance, gestionnaire de l’immeuble, assurance, etc.
• Vous effectuez les commandes de matériel, mobilier, fournitures, et organisez les déjeuners et déplacements professionnels, et des abonnements éventuels
• Vous êtes en charge de la gestion des stocks : fournitures, alimentaire, …
• Vous organisez le contrôle des équipements des locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur (norme ISO) et garantissent la sécurité des personnes et des biens (vérifications périodiques : installations électriques, extincteurs, ventilation, fontaines à eau …) ;
• Vous programmez et supervisez les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie…)

• Vous intervenez sur des missions relatives à la comptabilité, aux ressources humaines et à la communication : enregistrement factures, notes de frais, prise de photos des nouveaux embauchés, gestion de la partie administrative de documents juridiques, etc
• Vous participez à des projets transverses, ex : Certifications, QVCT, RSE…

• Vous disposez d’une expérience en tant qu’Office Manager et avez a minima effectué une formation bac+2/3
• Vous maitrisez parfaitement les principaux outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) 
• Rigueur, organisation et efficacité sont tes maîtres mots : vous savez gérer des projets et plusieurs tâches en même temps, ainsi que les imprévus
• L’orthographe et la grammaire n’ont pas de secret pour vous
• Vous êtes force de proposition et créatif
• Vous êtes dynamique, proactif et autonome ;
• Vous avez un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité ;
• Vous avez une bonne communication écrite et orale ;
• Vous disposez d’une forte capacité d’organisation ;

• L’agence de Paris est située à Paris XV, Porte de Versailles, métro 12, tram T3a, à proximité de la gare Montparnasse.

• En fonction de votre expérience
• Un contrat à 39h
• Le remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 50% (dont vélo public)
• La mutuelle d’entreprise

• Télétravail
• Des locaux modernes, refaits à neufs
• Vie de l’entreprise : Afterworks, séminaires, Teambuilding…
• Tickets Restaurant 11 euros
• Prime mobilité vélo
• Cheques vacances
• Plateforme Gifteo CSE
• Cantine Frichti
• Cours de sport mensuels