Au fil des années, le système de classement des documents physiques a toujours nécessité une grande minutie et une bonne organisation pour les retrouver plus facilement en cas de besoin. La classification chaotique est un système qui permet de retrouver rapidement un document numérique ou version papier.
Ce processus de classement fonctionne grâce à des outils d’indexation automatique, permettant un rangement par ordre chronologique des documents originaux. En résumé, il s’agit d’un équipement qui aide à trouver un document physique qui n’a été ni classé, ni répertorié. Décryptage avec votre Agence SEO.

Le processus de classement chaotique est composé des étapes d’indexation automatique de contenu comparables aux techniques de recherche plein texte que l’on retrouve couramment sur le web ou bien de lecture automatique de données. Il comprend aussi des étapes de mémorisation de la position physique, soit une méthode de classement chronologique, grâce à un système d’administration de pile : en d’autres termes, la position des documents est numérisée et ne changent plus, l’ordre séquentiel d’introduction est maintenu tel qu’il est.

Lorsque l’utilisateur souhaite retrouver un document, il a à sa disposition un moteur de recherche qui lui permettra de consulter le contenu et les métadonnées du document initial. La position physique du document dans l’ensemble sera, par la suite, indiquée par le moteur de recherche. Une information très précise apparaîtra et lui permettra de récupérer rapidement le document recherché dans la pile : « 35e document entre la facture n°2016-24 et le contrat n°1832 ».

La classification chaotique est en quelque sorte une adaptation des robots d’indexation aux documents version papiers. En effet, elle permet d’effectuer une recherche rapide dans les classifications structurées. Comme il s’agit d’une méthode qui ne dépend d’aucun classement règlementé, elle permet de repérer un document, même si le mode de classement de l’ensemble n’est pas connu.

La classification chaotique est une méthode qui se retrouve dans des secteurs d’activité très variés :
– La gestion des documents administratifs dans les hôpitaux et les bureaux où le classement prend beaucoup de temps ;
– La logistique (recherche des articles disposés dans les palettes). Dans les grands entrepôts où des centaines ou des milliers de références doivent être répertoriés ;
– La gestion de fiches produit sur certaines boutiques en ligne (facilite le renouvellement des descriptifs et le suivi des produits disponibles en stock) ;
– La gestion de caves à vin, etc.

Parmi tous ces systèmes, la Xambox est sans doute la plus intéressante : créée en 2004 par la société Xamance et récompensée aux États-Unis en 2007, il s’agit d’un équipement qui permet de retrouver rapidement un document sans perdre beaucoup de temps au classement et à la recherche d’un dossier mal rangé.
Bien que la digitalisation avance actuellement à grand pas, de nombreuses entreprises utilisent encore beaucoup de documents papier qui doivent être répertoriés et soigneusement classés. L’usage des classeurs et des armoires pour la classification des documents « physiques » a été repris pour le rangement des dossiers numériques lorsque l’informatique a été inventée. Pourtant, avec les moteurs de recherche, il devient plus simple d’accéder à une information en tapant seulement un mot-clé spécifique. Thomas Henry et Mathieu Jacquier, les inventeurs de la Xambox, sont partis de ce principe pour mettre au point un système d’indexation de documents pour retrouver rapidement une version numérique ou une version papier.

La Xambox rappelle les formes d’un petit fax : il suffit d’y placer les différents documents dont le format est compris entre celui d’une carte de visite standard et un papier A4, sans les classer. Ensuite, il faut appuyer sur un bouton qui démarre le processus d’enregistrement en trois étapes :
– Numérisation du document ;
– Lancement du logiciel de reconnaissance optique de caractères pour enregistrer l’ensemble des textes sur le document
– Envoi des données sur le PC qui effectue l’indexation du contenu enregistré.

Tous les documents stockés dans l’appareil sont enregistrés en version numérique sous format PDF, facilement consultable lorsque les mots-clés correspondants sont saisis pour effectuer une recherche (devis, factures, contrats, nom d’une société, etc.). Les données peuvent être sauvegardées en local ou en réseau.

La gestion chaotique utilisée par la Xambox a été primée comme étant l’application la plus utile lors du 8e congrès de la recherche d’informations assistée par ordinateur (RIAO) qui s’est tenue à Pittsburgh en 2007. En 2008, une version plus efficace permettant la gestion de plusieurs bacs a été présentée aux États-Unis.

La Xambox enregistre également le positionnement des feuilles traitées lorsqu’elles sortent : ces documents sont classés dans un bac et leur position est minutieusement notée par le logiciel. Il devient alors facile de retracer le document physique : en effet, l’interface de recherche donne des informations précises (numéro du bac, n° de l’intercalaire le plus proche et la place exacte du document).